КАК ВЫБРАТЬ КАНЦТОВАРЫ

ЗАДАЁТЕ СЕБЕ ВОПРОС КАКИЕ КУПИТЬ КАНЦТОВАРЫ ИЛИ КАК ИХ ВЫБРАТЬ?
Приветствую, Вас дорогие офис-менеджеры!

В данной статье речь пойдёт о том, как оптимизировать расходы на канцтовары в офисе. На моей практике, я вижу как компании тратят свои деньги и не задумываются о том, что расходная часть по закупке канцелярии и хозтоваров – это огромная составляющая расходов офиса. Поэтому я и решил поделиться опытом и постараюсь данной статьёй помочь выбрать правильно товары и дам несколько рекомендаций по контролю основных позиций…

ВЫБОР ПО КАЧЕСТВУ И КОЛИЧЕСТВУ.
Здесь таится множество подводных камней, так как ассортимент товаров для офиса можно сказать бесконечен. Но, для начала предлагаю определить для себя, какая Ваша Компания, тогда Вы сможете ставить цели и планировать бюджет по обеспечению офиса…Далее речь пойдёт о коммерческих частных организациях. Для себя я выделяю несколько типов компаний:

— Семейного типа офис до 5 человек в команде

— Семейного типа (небольшая компания от 5 до 15 человек)

— Средняя компания от 15 до 50 человек

— Крупная компания свыше 50 человек (офис + производство + филиалы…)

Если Вы нашли себя, исходя из вышеперечисленных критериев, тогда можем продолжать.

Так вот:

— Если Вы Семейная компания с офисом до 5 человек в команде, и дела у Вас идут хорошо, Вас любят клиенты, Вы решаете их проблемы и задачи…в таком случае Ваша цель обеспечить офис канцелярией качественной, проверенной и надёжной, и естественно без каких-либо переплат. Почему это происходит именно так? Да, потому, что – это СЕМЬЯ и в компании все друг о друге заботятся и доверяют друг другу, находясь в горизонтальной плоскости взаимоотношений внутри компании. То есть нет вертикальной административной жёсткой иерархии, где обычно начальник или директор покупает для себя дорогие вещи, а сотрудникам дешёвые. В такой компании обычно закупка канцтоваров не занимает много времени и сводится к тому, что в 1-й раз покупается базовая потребность офиса, возможно с небольшим запасом 5-10% и все последующие заказы производятся в основном по плану – раз в 2-3 месяца. Контроль за расходом обычно не ведётся и никто не тащит домой всякие канцелярские мелочи. Обычно при качественном подборе канцелярии для такой компании, бюджет на одну закупку может составлять до 40-50$ с учётом офисной бумаги (привожу цену в долларах, так как состояние валютного рынка Украины крайне нестабильно).

— Если Вы Семейная компания от 5 до 15 человек, и дела у Вас идут замечательно, тогда я так понимаю, что Ваша компания уже имеет сформированные небольшие отделы, которые по отдельности уже заказывают для себя офисные расходники и инструменты. Здесь уже нужно начинать контролировать процесс, во избежании перерасхода средств компании, так как сотрудники, которые я думаю достаточно нагружены собственными обязанностями не всегда готовы уделить внимание на то, что есть, чего не стало и что понадобится в ближайшем будущем…это всё скорость современной жизни и информационных потоков, с которыми мы сталкиваемся ежедневно на каждом шагу. Поэтому, Ваша задача не допустить перерасход средств компании и контролировать основные позиции: — калькуляторы, дыроколы, степлеры, настольные подставки и лотки, корзины для бумаг, ножницы – эти позиции обычно используются годами и не требуют постоянного обновления…Для этого можно просто оформить табличку в Excel с разбивкой по отделам и сотрудникам с перечнем закреплённых за ними канцелярскими принадлежностями. И тогда, при поступлении заявки, Вы всегда сможете увидеть какой отдел не заботится о сохранности вещей. Тогда можно спросить у отдела о необходимости заказа данного товара, возможно он вышел из строя или потерялся, и принять решение в ту или иную сторону. Так же хотел бы обратить Ваше внимание на то, что на 15 человек расход офисных принадлежностей уже достаточно велик в разрезе месячного и годового бюджета. Поэтому, в данной ситуации очень актуально будет снова поставить цели по обеспечению офиса и разделить уже на 2-3 уровня: для администрации компании; для сотрудников; и если есть производство или склад – это 3-й уровень качества и условий использования. Всё это поможет Вам оптимизировать расход денежных средств компании, приобретая качественные товары на длительный срок. Да-да! Время тоже играет значительную роль! Время, которое Вы тратите на оформление заказа и время службы канцелярских принадлежностей – это в 1-ю очередь Ваше время, а также время и средства компании, которая не должна тратить свой самый драгоценный ресурс на обмены, возвраты и рекламации своим партнерам и поставщикам. Повторюсь, обращайтесь к специалистам в данной области и Вам всегда помогут подобрать именно Ваш вариант, так как дёшево – это не качество, а дорого – это тоже не всегда качество! Бегите от продавца, который продаёт самое дорогое или самое дешёвое, не вникая в Ваши пожелания и потребности!!! Ищите сервисную компанию, а не продавца канцтоваров!!! Бумага а4 очень быстро расходуется.

Так же хотел коснуться бюджета затрат по офисным товарам, для компании до 15 человек. Опять же при качественном подборе канцелярии бюджет на одну закупку может варьироваться от 80 до 150$ всё так же с учётом расхода офисной бумаги, и периодичность закупки может быть в периоде 1,5-2,5 месяца, в зависимости от деятельности компании. Наш интернет магазин канцтоваров будет вам интересен!

— Если же Вы растёте и штат Вашего предприятия от 15 до 50 человек – это уже компания среднего размера, которая постоянно растёт и развивается. Здесь нужно использовать уже другой принцип и подход к закупке товаров для офиса.

Возьмём к примеру нового сотрудника или даже нескольких, ведь собеседования и поток желающих работать в Вашем офисе не иссякают…Так вот, чтобы избежать проблем с руководством, зря не тратить своё драгоценное время на срочную покупку канцелярии для рабочего места нового сотрудника, а так же качественно адаптировать нового сотрудника в офисе, рекомендую всегда иметь в офисе 2-3 новых комплекта канцелярских принадлежностей, список данных принадлежностей опишу уже в следующей своей статье, не буду описывать, так как это действительно полноценная большая статья.

Ещё один важный момент в жизнедеятельности офиса – это Вы, офис-менеджер, который отвечает как за внешнюю, так и за внутреннюю коммуникацию между сотрудниками и партнерами. Нагрузка не малая, времени всегда не хватает! И вот именно здесь важно иметь собственного помощника – сервисную компанию по обеспечению офиса всем необходимым и приобретать всё в одном месте. Этим Вы освободите до 20-25% своего времени, будете всегда эффективны и результативны! Вы сможете максимально хорошо отстроить процессы взаимодействия внутри компании, сможете расти и развиваться, а не тратить время на поиски той или иной вещи, которая срочно понадобилась в офисе…Самый лучший вариант – это оформить заявку в грубой форме, по типу:

— бумага – 10 ящиков; — ручки автоматические – 50штук; — карандаши простые – 20 штук….

И сбросить на несколько сервисных компаний (5-6 компаний будет лучше всего), указав портрет своей компании по типу: — 35 человек, отделы такие-то – по 5 человек + производство…человек + склад…человек. Хорошая сервисная компания всегда знает, что делать с такими списками и заказами, а вот обычные продавцы постараются продать или подороже или дешевле, опять-таки не вникая в Ваши потребности и проблемы…

Далее, определяете 3 компании, которые максимально для Вас подходят и связываетесь уже по условиям и срокам доставки в офис, подписание договора (всё, что важно для Вас)…затем оформляете пробный небольшой заказ для теста, если всё в порядке – подписывайте договор и выстраивайте отношения со своим менеджером. Чем лучше отношения, тем приятней работать! По оптимальному бюджету на одну такую закупку для периода 1-2 месяца, компания от 15 до 50 человек может тратить от 300$ до 500$, с учётом расхода офисной бумаги, который зависит от сферы деятельности Вашей компании.

— Если Вы представляете крупную компанию, в которой трудятся 50 и более человек, тогда у Вас возможно и не малый опыт по приобретению товаров для офиса, просто здесь позвольте Вам помочь и подсказать как улучшить качество и понизить бюджет на закупку от 15-25% в год. Здесь речь идёт исключительно о долгосрочном периоде сотрудничества и изучении Ваших рабочих процессов, работы Ваших отделов, подразделений…Наблюдение в периоде позволит создать постоянный оптимальный товарный запас в Вашем офисе для каждого подразделения, позволит сформировать ежемесячные или ежеквартальные заказы, которые будут не только экономить Ваше время, но и средства, а также ещё позволит получать удовольствие от ипользования качественных канцелярских товаров.

PS: 1.Ставьте цели на каждое приобретение, понимая что и для кого предназначено!

2.Ответственно подходите к выбору сервисной компании!

3.Не игнорируйте рекомендации специалистов, ведь они каждый день имеют дело с огромным ассортиментом рынка канцтоваров и знают чем хороша или плоха та или иная торговая марка.

4.Не тратьте своё время и деньги на эксперименты…

5. Получайте удовольствие от работы! Развивайтесь и растите!

Больше на http://www.papirus.com.ua/!